Mobility-Online unterstützt die Verwaltung von Mobilitäts-, Recruitment- und Zulassungsprozessen für alle Arten von Teilnehmern: Outgoing Studierende/Lehrende, Internationale Incoming Studierende/Lehrende, GastwissenschaftlerInnen, PraktikantInnen und Unternehmenspersonal.
Dank der Datenverarbeitung durch den Bewerber/ die Bewerberin und der Automatisierung Ihrer Arbeitsprozesse kann Ihr Zeitaufwand erheblich reduziert werden. Frei nach Ihren Bedürfnissen werden bereits bestehende und neue Geschäftsprozesse in Mobility-Online definiert und unterstützen Ihren täglichen Arbeitsablauf.
Dank frei definierbarer Online-Formulare für Studienmöglichkeiten (Austauschprogramme, internationale und ordentliche Studienprogramme, Kurzstudienprogramme und Sommeruniversitäten) ermöglicht Ihnen Mobility-Online eine effiziente und gänzlich digitalisierte Abwicklung Ihrer Bewerbungen.
Den Inhalt des Online-Formulars bestimmen Sie selbst: Anzahl der Felder, Feldtyp (Textfeld, Auswahllisten, etc.), Feldart (Pflichtfeld, optionales Feld etc.). Der Link zum diesem Formular kann auf Ihrer Homepage für Bewerberinnen und Bewerber bekannt gegeben werden.
Außerdem steht Ihnen ein personalisiertes Suchportal zur Verfügung, in dem alle Ihre bilateralen Verträge, internationalen Kooperationen, Partnerschaften, Studienplätze für internationale Bewerber, Ihre Partneruniversitäten, Veranstaltungen und vorhandenen Unterkünfte für Ihre Bewerber integriert sind. Zusätzlich werden auch die verfügbaren Plätze im Rahmen Ihres Studienangebotes angezeigt.
Die bereits ausgewählten Kriterien werden durch das System automatisch in das Bewerbungsformular übertragen, wodurch der Bewerbungsprozess vereinfacht wird. Den jeweiligen Verträgen, Kooperationen, Partnerschaften, Studienplätzen, Partneruniversitäten, Veranstaltungen und Unterkünften können alle wesentlichen Informationen und erforderlichen Dokumente in den gängigen Formaten (z.B. Word-Dokumente, PDF-Dateien, Bilder usw.) beigefügt werden.
Das Suchportal bietet die Möglichkeit, vorhandene Erfahrungsberichte zu den jeweiligen Partnerschaften abzufragen.
Um Ihnen einen besseren Überblick über Ihre Bewerbungen und Aufgaben zu verschaffen, stellt Ihnen Mobility-Online dynamisch anpassbare Arbeitsinstrumente zur Seite. Zunächst umfassen diese frei definierbare Workflows für Ihre BewerberInnen. Die sogenannten Workflows unterstützen Ihre BewerberInnen im Verlauf des gesamten Bewerbungsprozess sowie (im Fall der Mobilitätsverwaltung) des darauffolgenden Auslandsaufenthalts. Sämtliche Aufgaben, die auf BewerberInnenseite zu erfüllen sind, werden in einer übersichtlichen To-Do-Liste dargestellt und können direkt in Mobility-Online erledigt werden (z.B. Daten vervollständigen, Unterlagen hochladen, Dokumente ausdrucken, Unterkunft buchen, etc.). Sämtliche Schritte sind pro Mobilitäts- bzw. Studienprogramm frei definierbar.
Zudem unterstützt Mobility-Online natürlich auch Ihr International Office bei der Aufgabenverwaltung – dies wird durch die sogenannte Pipeline abgedeckt. Das Pipeline-Tool ermöglicht eine flexible Verwaltung eigener Arbeitsprozesse in Ihrem International Office mithilfe von interaktiven Aufgaben- und Übersichtslisten. Für jeden Prozess kann also immer ein geeignetes Schritt-für-Schritt-Verwaltungsverfahren definiert werden, das Ihre Arbeit erheblich erleichtert und Ihnen dabei hilft, Ihre Aufgaben- und Zeitplanung im Auge zu behalten.
Dank der transparenten Rollenverwaltung und der umfangreichen Personalisierungsmöglichkeiten des BenutzerInnenkontos können User-Profile mit zuordenbaren Funktionen perfekt abgestimmt werden. Die Software sowie das Portal sind vollkommen webbasiert (sie benötigen nur einen Internet-Browser). Daher ist der Zugriff unabhängig von Zeit und Ort für jeden Berechtigten - MitarbeiterInnen des International Office, BewerberInnen, KoordinatorInnen, Partneruniversitäten - im zuvor konfigurierten Ausmaß möglich.
Mobility-Online bietet flexibles Datenmanagement an. Tauschen Sie Ihre Daten mit Drittsystemen aus, fügen Sie Ihre eigenen Datenfelder in die bestehenden Standardtabellen ein, sammeln Sie alle notwendigen Daten seitens sämtlicher Prozessbeteiligten mithilfe von Online-Fragebögen.
Neben hochschulspezifischen Informationen stellt Mobility-Online allgemeine Daten zur Verfügung. Nutzen Sie unseren Datenkatalog über weltweite Hochschulen, ISCED-Codes sowie Studienrichtungen, um neue Partnerschaften schneller anzulegen.
Mobility-Online unterstützt das Risikomanagement und die Krisenreaktion in Notfällen. Zu jeder Person, deren Reise bzw. Auslandsaufenthalt Sie betreuen, können alle notwendigen Daten zentral im Voraus abgespeichert werden. Im Notfall sind diese jederzeit online zur schnellen Abfrage vorhanden: die Kontaktdaten zu der Person, die im Notfall kontaktiert werden soll sowie alle weiteren Personenstammdaten über Ihre Reisenden, welche Sie im Notfall für wichtig halten (bspw. die Blutgruppe oder bekannte Medikamentenallergien). Des Weiteren können auch praktische, sicherheitsbezogene Dokumente für den Download in Mobility-Online zur Information für Ihre Reisenden zur Verfügung gestellt werden.
Sollte es zu einem Notfall kommen, bietet Ihnen Mobility-Online die Möglichkeit, auf Knopfdruck abzufragen, wer sich gerade an einem bestimmten Ort aufhält. Alle betroffenen Personen können dann direkt per E-Mail bzw. SMS kontaktiert werden. Zusätzlich kann ein Action-Link versendet werden, womit die Reisenden schnell bestätigen können, dass Sie in Sicherheit sind. Diese Information wird in Echtzeit im System automatisch aktualisiert.
Zusätzliche Funktionen wie Datenexport in verschiedenen Formaten, Favoriten, Notizen, Feedbackmanagement, personalisierbare Filter, Schnellsuche und Übersichten über demnächst ablaufende Verträge runden Ihren interaktiven Arbeitsplatz ab.
Natürlich unterstützt Mobility-Online auch das neue Mobilitätsprogramm Erasmus+. Verwalten Sie interinstitutionelle Agreements, verwenden Sie bereits vorhandene Standard-Vorlagen (z.B. Erasmus+ Learning Agreement) oder exportieren Sie Ihre Daten ins Mobility-Tool der Europäischen Kommission. Weitere Informationen finden Sie hier.